Come funziona Smartworking.cloud

Con pochi dati iniziali (l’individuazione dei servizi desiderati, l’indicazione del numero di utenti da attivare e dello spazio necessario per l’archivio documenti) in pochi minuti con Smartworking.cloud si crea l’infrastruttura informatica necessaria (ufficio virtuale) su server in hosting europeo che garantisce la disponibilità 24/7.

Creata la struttura, dopo i tempi di aggiornamento tecnico necessari, si è subito pronti per poter lavorare! Ogni utente potrà quindi connettersi all’ufficio virtuale utilizzando le proprie credenziali e, grazie a un’interfaccia di lavoro integrata, potrà utilizzare i servizi attivati tra quelli disponibili: Email, Cloud, Chat, Phone.

Email

Il servizio Email si basa sul software Webtop, che è un applicativo pensato per facilitare e rendere più efficace il lavoro cooperativo da parte di gruppi di persone.
Non ha bisogno di essere installato in quanto utilizzabile con qualsiasi browser web come Chrome o Firefox.
Può inoltre essere utilizzato anche da cellulare Android o iOS.

Tramite una interfaccia utente chiara e intuitiva, Email permette l’accesso a posta elettronica aziendale, calendari, contatti, attività, documenti e molto altro, in modalità condivisa e sicura grazie alla possibilità di attribuire permessi di accesso personalizzati per ogni oggetto.

Specifiche...

WebTop Posta elettronica

In aggiunta alle funzionalità standard, WebTop Mail consente l’invio e la ricezione di file pesanti attraverso collegamenti al cloud personale, e il raggruppamento delle mail per conversazione. Ogni utente può condividere con pochi click le cartelle gestendone i permessi di accesso. È possibile inoltre pianificare l’invio, e creare annotazioni e promemoria direttamente sulle eMail. Sono inoltre disponibili le funzionalità di ricerca avanzata, l’integrazione con i servizi fax e la possibilità di attivazione delle notifiche web.

WebTop Agenda

Calendari multipli e personalizzabili, reminder, sincronizzazione con i dispositivi mobili, inviti, ricorrenze e molto altro. Le funzionalità avanzate includono notifiche web secondo lo standard HTML5, campi personalizzati associabili al gestionale aziendale, la gestione semplice e granulare di condivisioni e permessi su tutti i servizi, molteplici viste del calendario tra cui quella bi-settimanale, collegamento a calendari esterni e altro ancora.

WebTop Contatti

Condivisione e relativa gestione dei permessi, categorizzazione e richiamo sia dalla posta che dal calendario. Importazioni dei contatti da fonti esterne. Creazione liste di distribuzione. Associazione di immagini e sincronizzazione da dispositivi mobili. Indicazione di date importanti, che poi diventano promemoria.

WebTop Attività

Creazione e condivisione di note e attività, raggruppate per categorie personalizzabili tramite colori. Gestione della percentuale di completamento, delle date di inizio e fine, con promemoria.

Cloud

Una delle esigenze più forti di ogni team di lavoro è la possibilità di condividere file, documenti, cartelle anche di grosse dimensioni. Un cloud storage privato consente di archiviare e condividere i file personali in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo (pc, tablet, smartphone), in completa autonomia, e con la garanzia della privatezza dei dati personali grazie alla criptazione sul cloud. La soluzione proposta si basa sul software NextCloud che, oltre all'archiviazione dei file, consente di personalizzare le policies di accesso ai dati attraverso permessi utente personalizzati modificabili facilmente in ogni momento.

Specifiche...

Nextcloud

  • consente di gestire gli utenti in locale o con autenticazione tramite LDAP / Active Directory, Kerberos e Shibboleth / SAML 2.0 e altro ancora
  • consente la protezione dei dati con un potente controllo dell'accesso ai file: crittografia multistrato, protezione dell'autenticazione basata sull'apprendimento automatico e funzionalità avanzate di recupero da ransomware.
  • dà l’accesso ai repository di archiviazione esistenti come FTP, unità di rete Windows, SharePoint, Object Storage e condivisioni Samba senza problemi.
  • offre inoltre un ricco insieme di funzionalità che consentono di arricchire l'esperianza di utilizzo: posta, contatti, calendari, file server.

Chat

Un buono strumento di comunicazione è, da sempre, indispensabile per chi lavora in team, e la chat è quello più efficace.
MatterMost è la soluzione per le comunicazioni via chat tra i membri di un gruppo di lavoro sia che si trovino negli stessi uffici sia che lavorino da remoto tramite telelavoro.
La maggior parte delle piattaforme di comunicazione adottate per lo scambio di informazioni veloci in un team di lavoro (come ad esempio Skype, WhatsApp e Slack), non garantisce la riservatezza dei dati poichè le comunicazioni transitano sempre su server di terze parti. MatterMost mette in sicurezza le comunicazioni aziendali: utilizzando un server aziendale si potrà avere la certezza assoluta che le informazioni non possano essere tracciate e analizzate da terzi.
Con MatterMost lo scambio di informazioni nel team è in tempo reale e completamente integrabile con gli applicativi già in uso presso la propria azienda.

Specifiche...

Mattermost

  • consente chat 1 a 1 e di gruppo e la possibilità di creare team e canali
  • offre una potente funzionalità di ricerca nelle conversazioni, e la possibilità di attivare alert su parole chiave definite dall’utente
  • consente di effettuare chiamate e videochiamate, e la possibilità di condividere video e schermi
  • offre strumenti di formattazione avanzata e supporto multilingue

Phone

Il servizio Phone è una nuova soluzione telefonica per la Smart Communication. Basato sul centralino VoIP Asterisk, aperto ed integrato con l’intero sistema informativo aziendale, permette la reale comunicazione e collaborazione dei team di lavoro, sfruttando tutte le informazioni dei database aziendali, arricchendo le funzionalità del centralino tradizionale (PBX) con le più innovative peculiarità dei sistemi telefonici avanzati. I vantaggi di tale sistema consistono in una sensibile riduzione dei costi di gestione e manutenzione, e nella scalabilità dell’architettura IP che è adattabile alle eventuali evoluzioni strutturali dell’azienda.

Specifiche...

Phone Clienti

La scheda cliente interroga i Database aziendali e visualizza informazioni in tempo reale sul chiamante: situazione contabile, trattative, acquisti, ticket aperti. Tutti i contatti sono memorizzati in un unico archivio e utilizzabili per chiamare, inviare email o SMS.

Phone Smart

Instradamento intelligente delle chiamate. Il CQR usa le informazioni dei sistemi informativi per instradare automaticamente la chiamate, farle arrivare alla persona giusta e andare oltre l’IVR tradizionale.

Phone Report

Le statistiche sulle conversazioni in azienda diventano informazioni e possono essere sfruttate per capire le performance aziendali ed il flusso dei dati. Con i Report diventa possibile sapere chi fa più telefonate di vendita tra i commerciali, o quali sono i clienti più impegnativi per il supporto tecnico, o ancora che operatore conviene per una chiamata ai cellulari e quale per una nazionale. Tutti i dati sono esportabili in comodi Excel e CSV.

Phone Ovunque

Consente di effettuare chiamate audio o video dal PC. Grazie al softphone WebRTC il browser diventa un telefono (senza necessità di noiosi cablaggi). Ovunque consente di lavorare e chiamare da qualunque località, senza perdere più una chiamata, con la possibilità di accedere ai contatti anche in mobilità. Con Ovunque sarà come essere sempre in azienda.